Legal Project Management har eksisteret i mere end 15 år, og metoden bliver anvendt på globalt plan. Metoden for juridisk projektledelse kan hjælpe med at imødekomme de stigende krav og forventninger, der bliver stillet til advokathuset, virksomhedsjuristen, lederen og den enkelte advokat. Det fortæller Marion Ehmann, der dagligt arbejder som konsulent, og har rådgivet samt uddannet advokater i Legal Project Management de sidste 10 år.

Vi har mødt Marion Ehmann for at blive klogere på projektstyringsmetoden, der er særligt rettet mod advokater og jurister.

Marion har en baggrund som advokat, og hendes interesse for metoden opstod grundet en undren over ”hvorfor arbejder vi som vi gør? Er det virkelig det mest hensigtsmæssige?”. Da Marion blev præsenteret for Legal Project Management, fandt hun værktøjer, som hun og hendes kolleger kunne omsætte til effektivisering af arbejdsprocesserne, øget klienttilfredshed og fastholdelse af talenter.

“Advokater er ofte projektledere ved et tilfælde”

Ved vores møde med Marion påpeger hun, at der alt for længe har eksisteret en falsk præmis om, at der ikke arbejdes med projekter inden for det juridiske område. Marion pointerer, at alle juridiske sager er projekter, som dermed bør behandles med øje for projektledelsesmetoder. Desværre er de færreste advokater uddannet i at arbejde med projektledelse, og det bliver ofte nedprioriteret i det juridiske arbejde. Denne prioritering ønsker Marion Ehmann at forandre og dermed også ændre historiefortællingen om rollen som projektledere.

”Det er ikke størrelsen, der bestemmer om det er projekt. Alle juridiske sager – ligegyldigt størrelsen – er per definition et projekt”

Legal Project Management står på skuldrene af den generelle Project management-metode, hvorfra man nøje har udvalgt og testet de værktøjer, der kan bruges i en juridisk kontekst. Det er værktøjer, som flere advokater og jurister, har benyttet sig af i praksis i forskellige situationer, og derfor ved man, at de virker. Legal Project Management indeholder altså kun de dele af projektledelse, der har værdi i denne henseende. Bruger man metoden korrekt, vil man opdage, at man kan organisere og tydeliggøre processerne for organisationen, teamet, den enkelte medarbejder og klienten.

Fordelene ved juridisk projektledelse for advokatvirksomheder

Det juridiske marked har ændret sig betydeligt de seneste år. Det ses både på klienternes forventninger og på nogle af de interne udfordringer, man møder i praksis. Disse udfordringer kan Legal Project Management være med til at løse – eller i hvert fald mindske, fortæller Marion.

Nogle af de typiske udfordringer, som Legal Project Management kan afhjælpe er:

Forbedre relationen til klienten ved at forstå og imødekomme deres behov

Undgå misforståelser og opgaver, der ikke kan faktureres, fordi klienten ikke værdsætter det

Større medarbejdertilfredshed

Klientens forventninger om ”more for less”

Vi ser ind i en tendens, hvor klienterne forventer mere rådgivning for et mindre beløb. Dette er en udfordring, da advokaterne naturligvis ønsker tilfredse kunder, men også må varetage en økonomisk bæredygtig forretningsmodel. Presset varierer bl.a. på baggrund af advokathusets markedsposition og opgavens kompleksitet.

Én måde man kan imødekomme tendensen ”more for less”, er at skabe tydelighed omkring klientens behov og sagens størrelse tidligt i processen. Foruden at identificere klientens behov og sagens kerne, vil man også definere, hvor mange ressourcer, man forventer, der skal involveres for at løse sagen. Dette kan man f.eks. opnå gennem omhyggelig udforskning og afgrænsning af opgaven, hvilket er fundamental god projektledelse.

Klienten og advokaten har ikke altid samme prioritering. For mange advokater bliver organiseringen af arbejdet rundt om de juridiske opgaver ikke prioriteret, men fra klientens perspektiv kan det være essentielt, og noget de vil savne, hvis dette ikke bliver prioriteret.

Ifølge Marion skyldes det, at ”klienterne ofte er mere skolede i projektledelse, end advokaten er”. Klienten kan bedømme om der mangler overblik over projektet, om de involverede parter udfører dobbeltarbejde, og om der opstår overraskende elementer, som alle kan lede til, at budgettet bliver overskredet.

De fleste klienter har imidlertid sværere ved at bedømme kvaliteten af det juridiske arbejde. Derfor vil håndteringen af en juridisk sag ofte være nemmere for klienten at bedømme, end kvaliteten af den juridiske rådgivning.

Marion har også talt med mange klienter, der oplever ”over lawyering”, hvor klienten søger bistand til en mindre sag, som advokaten behandler i et langt større omfang. En af årsagerne til at dette sker er bl.a., at man ikke har defineret opgaven tydeligt ved begyndelsen af arbejdet. Marion fortæller, at advokater har en tendens til at overkomplicere rådgivning, fordi man ønsker at vende hver en sten, hvor klienten til tider vil føle, at den rådgivning man modtager, er af en helt anden skala, end efterspørgslen.

Det forkromede overblik

Ved større sager er det fordelagtigt at dele forløbet op i faser. Således kan man opnå, at hele processen bliver mere tydelig for de involverede parter, da man får overblik over, hvor man er og hvad der venter forude.

Når en sag deles op, skaber man ligeledes mere tydelige forventninger og transparens af, hvem der er involveret og hvilke informationer, de skal have for at løse den respektive sag.

Således bliver opgaveløsningen mere struktureret – man ved, hvad der skal gøres og man får flere effektive arbejdstimer, der kan faktureres.

Kampen om talent

En anden tendens, som er blevet tydelige de seneste år er, at unge talenter, søger et mere afbalanceret forhold mellem arbejdstid og fritid samt mere forudsigelighed. Det er et essentielt behov at anerkende, når advokathusene skal tiltrække og fastholde talenterne. Udfordringen er ikke nødvendigvis, at der i perioder er et øget arbejdspres, men når det bliver status quo, og der ikke er overblik og forudsigelighed, kan det medvirke til, at medarbejderne søger væk. Marion mener, at arbejdet med ”Legal Project Management” kan skabe forudsigelighed og kontrol over, hvem der gør hvad, hvem der skal bruge hvilke oplysninger, og hvad der forventes af den enkelte. Det vil desuden give mere tid til de sjove opgaver - de juridiske opgaver.

Fordelene for in-house jurister og juridiske afdelinger

Marion understreger, at LPM ikke kun er oplagt for advokater og advokathuse. Virksomhedsjurister drager også store fordele af metoden, når de implementerer den i deres arbejde. Her kan de bl.a. tackle udfordringen ”so much to do, so little time”. Virksomhedsjuristen må ofte spørge sig selv ”er dette en opgave for os, eller skal andre afdelinger klare den?” og ”hvordan forbedrer vi samarbejdet?”.

Det samme ses i de andre afdelinger af huset, hvor der kan opstå tvivl om, hvorvidt opgaven er af juridisk karakter. Dette ser man både i det private og i det offentlige. Det er en stressfaktor for virksomhedsjuristen, at de får opgaven for sent, og i disse situationer kan god projektledelse være alfa og omega.

Man kan frigive tid til at tænke over smartere løsninger, som også gør arbejdet sjovere. Det kan man bl.a. opnå ved at mindske misforståelser eller jagte folk, som skal lave opgaver, eller afklare misforståelser, som skulle være gjort før, klare sidste-øjebliksopgaver, som kunne være klaret mere effektivt for en uge siden. Dermed kan Legal Project Management være et godt værktøj til at fokusere på kerneopgaven.